Hier finden Sie Informationen über die notwendigen Einstellungen in ihrem Tradeshift-Profil.
Tradeshift in cargo support einbinden
Stammdaten prüfen
Damit die Verbindung zu Tradeshift in cs JOB hinterlegt werden kann, sind zunächst zwei grundlegende Voraussetzungen zu erfüllen:
- Zunächst muss es eine Adresse des Rechnungsempfängers (in der Regel Kühne + Nagel) geben.
- Außerdem muss in dieser Adresse eine Debitoren- oder Kreditorennummer hinterlegt sein. Diese ist unter folgendem Menüpunkt zu finden: Stammdaten > Adressen > Adresse auswählen. Dann auf den Reiter Abrechnung klicken und die besagten Felder aufsuchen und ausfüllen.
API-Daten eintragen
- Als nächstes werden die API-Daten in den gewünschten Mandanten in cs JOB eingetragen. Das erfolgt über den Reiter Einstellungen > Mandanten.
- Anschließend den gewünschten Mandanten auswählen und auf den Reiter Buchhaltung gehen. Dort werden im Bereich Tradeshift die API-Daten aus Tradeshift eintragen (siehe Technik).
- Im Feld Export nach frühestens x Min. kann festgelegt werden, ab welchem Zeitpunkt die gerade erstelle Rechnung an Tradeshift für den Export vorbereitet ist.
Der eigentliche Export an Tradeshift findet standardmäßig ca. alle zwei Stunden statt. Im Tradeshift-Archivpfad befinden sich die original erstellten XML-Dateien.
Verbindung anlegen
- Gehen Sie auf Stammdaten > Digitaler Rechnungsversand > Tradeshift Verbindungen.
- Nun aus der Verbindungsliste den neu erstellten Eintrag auswählen und durch Doppelklick bearbeiten. Damit ist automatisch der Reiter Details geöffnet.
Hier sind obligatorisch folgende Felder zu füllen:
| Mandant ID | Dieses Feld beschreibt den Rechnungsaussteller. Hier sollte der gewünschte Mandant Ihres Unternehmens ausgewählt werden. |
|---|---|
| Adresse des Rechnungsempfängers | Hier wird die Adresse des Rechnungsempfängers, aus den Stammdaten aus cs JOB, eingetragen. Wählen Sie die Adresse bzw. den Adress-Matchcode aus dem look-up Fenster, welches durch Anklicken des Eingabefeldes erscheint, aus. |
| Tradeshift-Name | Hier kann jetzt im Dropdown-Menü der gewünschte Tradeshift-Partner ganz einfach ausgewählt werden. Es werden alle hergestellten und angenommenen (!) Verbindungen gelistet. Sollte dies nicht der Fall sein, überprüfen Sie, ob alle Schritte im Vorfeld korrekt durchgeführt sind und wiederholen Sie sie gegebenenfalls.
Geht das Dropdown-Menü nicht auf, sind im Mandanten die falschen API-Daten eingetragen oder die Tradeshift-Website ist aktuell nicht erreichbar. |
| Prüfregel-Profil | Je nach Rechnungsempfänger muss das richtige Prüfregel-Profil ausgewählt werden. Es gibt zwei Prüfregelprofile für Kühne + Nagel, um den unterschiedlichen Anforderungen aus Deutschland und Luxemburg gerecht zu werden:
|
- Wurde die Verbindung erfolgreich angelegt, steht der Zustand im Reiter Verbindungsliste auf "ACCEPTED".
Steuerkategorien anlegen
Damit die von Ihnen benötigten Steuerkategorien für die Tradeshift-Rechnungen verfügbar sind, müssen diese auf Vorgaben > Abrechnung > Tradeshift Steuerkategorien angelegt werden. Bei mehreren Mandanten, die sich alle in Deutschland befinden, ist es ausreichend, wenn die Steuerkategorie nur für einen beliebigen Mandanten angelegt wird.
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- Über Neu oder die Funktionstaste-(F2) kann eine neue Kategorie angelegt werden. Die Pflichtfelder, welche durch fettgedruckte Schrift und dem * hervorstechen, müssen ausgefüllt werden.
- Aus der Dropdown Liste ist die genormte Steuerart auswählbar.
Im Menüpunkt Vorgaben > Abrechnung > Mehrwertsteuer befindet sich die Mehrwertsteuer. - Die im vorherigen Schritt angelegten Steuerkategorien können nun hier ausgewählt werden.
- Falls Ihre angelegte Steuerart nicht zu finden ist, aktualisieren Sie in diesem Menü die Liste. Daraufhin sollte sie dann aufgelistet werden.
Export Intervall
Die erstellten Tradeshift-Rechnungen werden täglich von 12:00 Uhr bis 20:00 Uhr alle 2 Stunden sequenziell exportiert, um einen fehlerfreien Export zu gewähren.
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