Bei der Erstellung einer Ausgangsrechnung oder einer Gutschrift in cs JOB kann mithilfe unserer Tradeshift-Schnittstelle automatisch, ohne zusätzlichen Aufwand, eine Rechnung an einen Unternehmenspartner versendet werden.
Sobald die Rechnungserstellung abgeschlossen ist, wird die Rechnung automatisch erzeugt, in das passende Rechnungsformat gewandelt und auf die Tradeshift-Plattform exportiert, ohne eine E-Mail oder gar ein Papier zu verschicken – alles wird digital und vollständig rechtlich wirksam abgewickelt. Der Rechnungsempfänger kann nun auf seinem Tradeshift-Profil die Rechnungen einsehen und diese dann beispielsweise als "bezahlt" markieren. Den gesetzten Status können Sie ebenfalls in cs JOB anzeigen lassen.
Es ist somit nicht nötig, sich auf dem Tradeshift-Portal einzuloggen. Sie sparen Zeit, Ressourcen und minimieren Fehlerquellen, da ebenfalls ein Prüfregel-Profil für Kühne + Nagel im Lieferumfang enthalten ist, wodurch die Daten exakt so wie benötigt verschickt werden.
Hier werden die operativen Abläufe in cs JOB beschrieben. Für die Ersteinrichtung von Tradeshift beachten Sie bitte die Bereiche Technik und Allgemeine Konfigurationen, auf die im Kapitel Allgemeine Informationen verwiesen wird.
Übermittelte Daten und Ablauf für einen Export
Grundsätzlich werden alle Rechnungsdaten übermittelt. Die in cs JOB erstellte Rechnung wird in ein XML-Format umgewandelt und dann an Tradeshift gesendet. Zusätzlich wird an diese XML ein Rechnungs-PDF codiert.
Das speziell für Kühne + Nagel erstellte Prüfregel-Profil liefert die notwendigen Daten anforderungskonform, sodass alle Rechnungen, die an Kühne + Nagel adressiert sind, in höchster Datenqualität und fehlerfrei übermittelt werden.
Rechnungs-Export Vorgehen in cs JOB
Auftragsbearbeitung
Der Tradeshift-konforme Rechnungsexport beginnt bereits bei der Auftragserfassung in cs JOB.
Im Reiter Auftragsbearbeitung ist unter Auftrag - Inhalt folgendes zu beachten:
- Als Zahlungsempfänger (Frachtzahler) muss eine Adresse gesetzt werden, die unter Stammdaten > Digitaler Rechnungsversand > Tradeshift Verbindungen als Adresse des Rechnungsempfängers hinterlegt ist.
- Bei Aufträgen für Kühne + Nagel muss unter Auftragsreferenzen in dem Feld Referenz 1 die im Auftrag enthaltende KN File ID (Trackingnummer) eingetragen werden. Sie ist wichtig, um die Richtlinien des Prüfregel-Profils zu erfüllen. Trägt man diese nicht ein, ist ein Export zu Tradeshift nicht möglich. Wurde die Rechnung dennoch freigegeben, muss sie storniert werden und der Auftrag muss mit einem neuen Abrechnungsblock erstellt (mit Trackingnummer in Referenz 1!) und freigegeben werden.
Im Reiter Auftrag - Abrechnung ist folgendes zu tun:
- Zahlungsziel eintragen, den Haken bei Abrechnen setzen und die Abrechnungsart auswählen
- Daten im unteren Bereich eintragen und auf Abrechnungsfreigabe erteilen klicken
Abrechnungserstellung
Danach geht man über den Reiter Abrechnung auf den Reiter Abrechnungserstellung, wählt dort den gewünschten Auftrag aus der Liste aus und klickt anschließend auf Abrechnungen aus der Auswahl erstellen .
Nun wird dazu aufgefordert, die Rechnung zu drucken. Dieses muss jedoch nicht physisch geschehen, sondern es reicht auch ein Ausdruck als PDF-Datei. Aus diesem PDF- Ausdruck wird dann die notwendige XML-Datei erzeugt. Bestätigen Sie das Fenster wie unten zu sehen und fahren sie mit dem Druckvorgang fort.
Wichtige Hinweise
- Wenn eine Rechnung an einen anderen Standort des selben Unternehmens gehen soll, stellen Sie sicher, dass eine separate Tradeshift - Verbindung (Stammdaten > Digitaler Rechnungsversand >Tradeshift Verbindungen) zu diesem Standort angelegt ist.
- Die Stornierung eines Auftrags wird nur exportiert, wenn die dementsprechende Originalrechnung bereits an Tradeshift übermittelt wurde.
Übersicht der Tradeshift-Rechnungen
Status der Rechnung
Die Rechnung wurde im vorherigen Schritt nun automatisch ohne weiteren Aufwand exportiert und ist unter cs JOB im Menüpunkt Abrechnung > Datenaustausch > Export > Tradeshift Rechnungen einzusehen.
Sollte die Spalte Export Status nicht sichtbar sein, suchen Sie diese ganz einfach. Mit einem Rechtsklick auf eine beliebe Spalte öffnet sich das Kontext-Menü. Hier klicken Sie auf Spaltenauswahl. Im Suchfeld einfach "Export Status" eintippen und die Spalte aktivieren. Es ist empfehlenswert, diese Spalte über den Weg Rechtsklick > Spalte fixieren > Spalte links fixieren ganz links in der Ansicht zu fixieren. 
In der Spalte Export Status sind die Statusmeldungen einsehbar. Gängige Statusmeldungen sind "Abgelehnt", "Akzeptiert", "Als bezahlt markiert", "Bezahlt", "Fehler", "Gesendet" und "Storniert". Diese Status hängen teilweise davon ab, ob sie vom Empfänger manuell vergeben wurden. Es ist möglich, dass Rechnungen, die ferner in die Vergangenheit liegen noch auf "Gesendet" stehen, während neuere Rechnung bereits auf "Bezahlt" gesetzt sind. Dies ist durchaus gängig und hat ausschließlich mit der internen Abwicklung der Gegenseite zu tun.
Wechselt der Status von "Offen" zu "Gesendet", ist dieses die Bestätigung dafür, dass alle Prüfregel-Kriterien erfüllt worden sind und die Rechnung somit erfolgreich an den Tradeshift-Empfänger verschickt wurde.
Behebung von Fehlern
Sollte nach dem Export der Status "Fehler" erscheinen, kann mithilfe eines Klicks auf Fehler-Export erneut anstoßen der Export noch einmal manuell erzwungen werden. Läuft der Status nach erneutem Anstoß wieder auf "Fehler", kann unter dem Register Details der Grund für den Fehlereingesehen werden (denken Sie daran, den Datumsfilter oben anzupassen).
Mögliche Fehlermeldungen
Unter Stammdaten > Digitaler Rechnungsversand >Tradeshift Verbindungen > Details > Historie/Transaktionen wird in der Spalte Beschreibung ein Fehler in Kurzform beschrieben. Mehr Details zu den häufigsten Fehlermeldungen gibt der nachfolgende Text.
"iDocument wurde nicht gefunden"
Das bedeutet, dass im Archiv der Rechnung keine Ausgangsrechnung als PDF-Datei gefunden wurde. Diese kann nachträglich unter cs JOB > Menüpunkt Abrechnung > Abrechnungsliste/Offene Posten gedruckt werden. Dazu geben Sie einfach die Rechnungsnummer ein oder suchen diese. Anschließend wird die gewünschte Zeile markiert und auf das Drucker-Symbol oben im Programm geklickt. Alternativ kann auch die Funktionstaste-(F6) gedrückt werden. Wenn der Druck ausgeführt ist, kann im Dokumenten - Archiv (rechts neben dem Druckersymbol oder Funktionstaste -(F3)) geprüft werden, ob der Druck (Ausgangsrechnung.pdf) nun tatsächlich erzeugt wurde. Anschließend kann wieder auf Fehler Export erneut anstoßen geklickt werden.
"Keine gültige Referenz Nummer"
Es wurde eine falsche Auftragsnummer in das Feld Referenz 1 in der Abrechnungserstellung eingegeben. Die Rechnung muss storniert und erneut mit einer korrekten Auftragsnummer angelegt werden. Die Auftragsnummer kann wie in der Grafik KN File ID angezeigt aufgebaut sein."
"Rechnungsdatum älter als 7 Tage"
Die Rechnungen müssen innerhalb von sieben Tagen nach dem ursprünglichen Rechnungsdatum via Tradeshift gesendet werden. Erstellen Sie die Rechnung neu, wenn dieser Zeitraum versäumt wurde.
Änderungshistorie
Die Änderungshistorie bezieht sich auf den Lieferumfang und beschreibt die Änderungen der Spezifikation der jeweiligen Schnittstelle. Bitte informieren Sie sich regelmäßig über die jeweiligen Änderungen. Der Spalte Inhalt können Sie entnehmen, ob es sich um eine Änderung, eine neu aufgenommene oder um eine Löschung einer Spezifikation handelt. Für Rückfragen können Sie sich auch gerne an unseren Support wenden.
| Revision | Version | Titel | Inhalt | User-Story |
|---|---|---|---|---|
Allgemeine Informationen
Technik
Informationen über die notwendigen Einstellungen in der Software und auf dem Server vorgenommen finden Sie hier:
Allgemeine Konfigurationen
Hier erfahren Sie, welche Konfigurationen Sie für Ihre Rechnungsschnittstelle vornehmen müssen:
