csHUB:Tradeshift

Bei der Erstellung einer Ausgangsrechnung oder einer Gutschrift in cargo support kann automatisch ohne zusätzlichen Aufwand eine Rechnung an einen Unternehmenspartner mithilfe unserer Schnittstelle versendet werden.

Sobald die Rechnungserstellung abgeschlossen ist, wird die Rechnung automatisch erzeugt, in das passende Rechnungsformat gewandelt und auf die Tradeshift-Plattform exportiert, ohne eine E-Mail oder gar ein Papier zu verschicken – alles wird digital und vollständig rechtlich wirksam abgewickelt. Der Rechnungsempfänger kann nun auf seinem Tradeshift-Profil die Rechnungen einsehen und diese dann beispielsweise als "bezahlt" markieren. Den gesetzten Status können Sie ebenfalls in cargo support anzeigen lassen . Es ist somit nicht nötig, sich auf dem Tradeshift-Portal einzuloggen. Sie sparen Zeit, Ressourcen und minimieren Fehlerquellen, da ebenfalls ein Prüfregel-Profil für Kühne + Nagel im Lieferumfang enthalten ist, wodurch die Daten exakt so wie benötigt verschickt werden.

Übermittelte Daten und Ablauf für einen Export

Grundsätzlich werden alle Rechnungsdaten übermittelt. Die in cs JOB erstellte Rechnung wird in ein XML-Format umgewandelt und dann an Tradeshift gesendet. Zusätzlich wird an diese XML eine Rechnungs-PDF codiert.

Das speziell für Kühne + Nagel erstellte Prüfregel-Profil liefert die notwendigen Daten anforderungskonform, sodass alle Rechnungen die an Kühne + Nagel adressiert sind, in höchster Datenqualität und fehlerfrei übermittelt werden.

Tradeshift einrichten

Tradeshift-Account erstellen

Zuerst muss ein Account bei Tradeshift angelegt werden. Dazu die Homepage von Tradeshift aufrufen und die Registrierung durchführen.

Um auf einer Testumgebung die Schnittstelle einzustellen und beispielsweise Proberechnungen durchzuführen, sollte ein Tradeshift-Account auf https://sandbox.tradeshift.com/register angelegt werden. Wird ein Account über diese (Sandbox-)Homepage erstellt, handelt es sich um einen eigenständigen Test Account, der keinen Einfluss und keine Verbindung zum produktiven Tradeshift - Account hat. Soll eine Registrierung auf dem Tradeshift Live-/Produktionssystem erfolgen, dann besuchen Sie https://go.tradeshift.com/register und befolgen Sie dort die Anweisungen zur Registrierung.

Folgende Log-In Links stehen zur Verfügung:

• Tradeshift "Sandbox" (Testsystem): https://sandbox.tradeshift.com/?currentScreen=0

• Tradeshift LIVE/PRODUKTION: https://go.tradeshift.com/login?currentScreen=0

API in Tradeshift aktivieren

Wurde der Tradeshift-Account erfolgreich erstellt, müssen im Profil eine Steuernummer und eine UST-ID Nummer angegeben werden.

Danach muss die Funktion API Access To Own Account aktiviert werden. Dazu bei Tradeshift einloggen und im Bento Menü auf den App Store gehen.

Datei:csHUB:Tradeshift 1710160149191.png

In dem Bereich befindet sich die benötigte API Access To Own Account. Dort bitte auf AKTIVIEREN klicken.

Gehen Sie die angezeigten Schritte durch, um die Registrierung und die API-Aktivierung abzuschließen.

Datei:csHUB:Tradeshift 1710160326877.png

API-Daten einsehen

Um die erstellten API-Daten einzusehen, gehen Sie auf das Bento Menü/Anwendungen und klicken Sie auf API Access To Own Account. Dies ist wichtig für einen späteren Schritt, in dem die API-Daten in cargo support eingetragen werden sollen.

Datei:csHUB:Tradeshift 1710845527312.png

Hier finden Sie nun die API-Daten, die später in cargo support eingebunden werden sollen.

Unternehmenspartner im Tradeshift-Netzwerk hinzufügen

Auf Tradeshift muss das gewünschte Unternehmen hinzugefügt werden. Dazu gehen Sie auf Netzwerk im Bento Menü/Anwendungen. Dort ins Register Tradeshift Netzwerk gehen und bei dem gewünschten Unternehmen auf VERBINDEN klicken.

Tradeshift in cargo support einbinden

Stammdaten prüfen

Damit die Verbindung zu Tradeshift in cargo support hinterlegt werden kann, sind zunächst zwei grundlegende Voraussetzungen zu erfüllen. Zunächst muss es eine Adresse des Rechnungsempfängers (in der Regel Kühne + Nagel) geben. Außerdem muss in dieser Adresse eine Debitoren- oder Kreditorennummer hinterlegt sein. Diese ist unter folgendem Menüpunkt zu finden: Stammdaten > Adressen > *Adresse auswählen*. Dann auf den Reiter Abrechnung klicken und letztlich die besagten Felder aufsuchen und ausfüllen.

Datei:csHUB:Tradeshift 1710845701431.png

API-Daten eintragen

Als nächstes werden die API-Daten in den gewünschten Mandanten in cargo support eingetragen. Das erfolgt über den Reiter Einstellungen > Mandanten.

Datei:csHUB:Tradeshift 1710767950184.png

Anschließend den gewünschten Mandanten auswählen und auf den Reiter Buchhaltung gehen. Dort werden im Bereich Tradeshift die API-Daten aus Tradeshift eintragen.

Datei:csHUB:Tradeshift 1710161960808.png

Der Haken bei Tradeshift in Testumgebung ausführen muss nur gesetzt werden, wenn der Account auf dem Tradeshift-Testsystem erstellt wurde. Handelt es sich um einen Account des Produktivsystems, wird der Haken nicht gesetzt. Im Feld Export nach frühestens x Min. kann festgelegt werden, ab welchem Zeitpunkt die gerade erstelle Rechnung an Tradeshift für den Export vorbereitet ist. Der eigentliche Export an Tradeshift findet standardmäßig ca. alle zwei Stunden statt. Im Tradeshift-Archivpfad befinden sich die original erstellten XML-Dateien.

Verbindung anlegen

Gehen Sie auf Stammdaten > Digitaler Rechnungsversand > Tradeshift Verbindungen. Vorlage:Textbox

Nun aus der Verbindungsliste den neu erstellten Eintrag auswählen und durch Doppelklick bearbeiten. So gelangt man in den Reiter Details.

Datei:csHUB:Tradeshift 1710162553974.png

Hier sind folgende Felder zu füllen:

• Das Feld Mandant beschreibt den Rechnungsaussteller. Hier sollte der gewünschte Mandant Ihres Unternehmens ausgewählt werden.

• In das Feld Adresse des Rechnungsempfängers wird die Adresse des Rechnungsempfängers, welche sich in den Stammdaten Ihres cs JOB befindet, eingetragen. Wählen Sie die Adresse bzw. den Adress-Matchcode aus dem look-up Fenster, welches durch Anklicken des Eingabefeldes erscheint, aus.

• Unter Tradeshift Name muss der Name, mit dem es auch in Tradeshift eine Verbindung gibt, ausgewählt werden.Vorlage:Textbox

• Je nach Rechnungsempfänger muss das richtige Prüfregel-Profil ausgewählt werden. Es gibt zwei Prüfregelprofile für Kühne + Nagel, um den unterschiedlichen Anforderungen aus Deutschland und Luxemburg gerecht zu werden.
  • Kühne + Nagel Deutschland
    • KN File Referenz ist Pflicht
    • Rückdatierung von mehr als 7 Tagen nicht erlaubt
  • Kühne + Nagel Luxemburg
    • KN File Referenz wird NICHT übermittelt, wenn eine Branch Centre ID übermittelt wurde.
    • Rückdatieren von mehr als 7 Tagen ist erlaubt

Wurde die Verbindung erfolgreich angelegt, steht der Zustand im Reiter Verbindungsliste auf ACCEPTED.

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Steuerkategorien anlegen

Damit die von Ihnen benötigten Steuerkategorien für die Tradeshift-Rechnungen verfügbar sind, müssen diese auf Vorgaben > Abrechnung > Tradeshift Steuerkategorien angelegt werden. Bei mehreren Mandanten, die sich alle in Deutschland befinden, ist es ausreichend, wenn die Steuerkategorie nur für einen beliebigen Mandanten angelegt wird.

Wichtig: Bei allen Mehrwertsteuer-Datensätzen die in Tradeshift-relevanten Rechnungen verwendet werden könnten, muss zwingend eine Tradeshift Steuerkategorie gesetzt werden.

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Wie gewohnt kann über Neu oder die Funktionstaste-(F2) eine neue Kategorie angelegt werden. Die Pflichtfelder, welche durch fettgedruckte Schrift und dem * hervorstechen, müssen ausgefüllt werden. Aus der drop-down Liste ist die genormte Steuerart auswählbar.

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Im Menüpunkt Vorgaben > Abrechnung > Mehrwertsteuer befindet sich die Mehrwertsteuer. Die im vorherigen Schritt angelegten Steuerkategorien können nun hier ausgewählt werden. Falls Ihre angelegte Steuerart nicht zu finden ist, aktualisieren Sie in diesem Menü die Liste. Daraufhin sollte sie dann aufgelistet werden.

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Rechnungs-Export Vorgehen in cs JOB

Auftragsbearbeitung

Der Tradeshift-konforme Rechnungsexport beginnt bereits bei der Auftragserfassung in cs JOB.

Im Reiter Auftragsbearbeitung ist unter Auftrag - Inhalt folgendes zu beachten:

• Als Zahlungsempfänger (Frachtzahler) muss eine Adresse gesetzt werden, die unter Stammdaten > Digitaler Rechnungsversand > Tradeshift Verbindungen als Adresse des Rechnungsempfängers hinterlegt ist.

• Bei Aufträgen für Kühne + Nagel muss unter Auftragsreferenzen in dem Feld Referenz 1 die im Auftrag enthaltende KN File ID (Trackingnummer) eingetragen werden. Sie ist wichtig, um die Richtlinien des Prüfregel-Profils zu erfüllen. Trägt man diese nicht ein, ist ein Export zu Tradeshift nicht möglich. Wurde die Rechnung dennoch freigegeben, muss sie storniert werden und der Auftrag muss mit einem neuen Abrechnungsblock erstellt (mit Trackingnummer in Referenz 1!) und freigegeben werden.
  
  
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Im Reiter Auftrag - Abrechnung ist folgendes zu tun:

• Zahlungsziel eintragen, den Haken bei Abrechnen setzen und die Abrechnungsart auswählen
  
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• Daten im unteren Bereich eintragen und auf Abrechnungsfreigabe erteilen klicken
  
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Abrechnungserstellung

Danach geht man über den Reiter Abrechnung auf den Reiter Abrechnungserstellung, wählt dort den gewünschten Auftrag aus der Liste aus und klickt anschließend auf Abrechnungen aus der Auswahl erstellen .

Nun wird dazu aufgefordert, die Rechnung zu drucken. Dieses muss jedoch nicht physisch geschehen, sondern es reicht auch ein Ausdruck als PDF-Datei. Aus diesem PDF- Ausdruck wird dann die notwendige XML-Datei erzeugt. Bestätigen Sie das Fenster wie unten zu sehen und fahren sie mit dem Druckvorgang fort.

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Wichtige Hinweise

• Wenn eine Rechnung an einen anderen Standort des selben Unternehmens gehen soll, stellen Sie sicher, dass eine separate Tradeshift - Verbindung (Stammdaten > Digitaler Rechnungsversand >Tradeshift Verbindungen) zu diesem Standort angelegt ist.

• Die Stornierung eines Auftrags wird nur exportiert, wenn die dementsprechende Originalrechnung bereits an Tradeshift übermittelt wurde.

Übersicht der Tradeshift-Rechnungen

Status der Rechnung

Die Rechnung wurde im vorherigen Schritt nun automatisch ohne weiteren Aufwand exportiert und ist unter cs JOB im Menüpunkt Abrechnung > Datenaustausch > Export > Tradeshift Rechnungen einzusehen.

Sollte die Spalte Export Status nicht sichtbar sein, suchen Sie diese ganz einfach. Mit einem Rechtsklick auf eine beliebe Spalte öffnet sich das Kontext-Menü. Hier klicken Sie auf Spaltenauswahl. Im Suchfeld einfach "Export Status" eintippen und die Spalte aktivieren. Es ist empfehlenswert, diese Spalte über den Weg Rechtsklick > Spalte fixieren > Spalte links fixieren ganz links in der Ansicht zu fixieren.

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In der Spalte Export Status sind die Statusmeldungen einsehbar. Gängige Statusmeldungen sind "Abgelehnt", "Akzeptiert", "Als bezahlt markiert", "Bezahlt", "Fehler", "Gesendet" und "Storniert". Diese Status hängen teilweise davon ab, ob sie vom Empfänger manuell vergeben wurden. Es ist möglich, dass Rechnungen, die ferner in die Vergangenheit liegen noch auf "Gesendet" stehen, während neuere Rechnung bereits auf "Bezahlt" gesetzt sind. Dies ist durchaus gängig und hat ausschließlich mit der internen Abwicklung der Gegenseite zu tun.

Wechselt der Status von "Offen" zu "Gesendet", ist dieses die Bestätigung dafür, dass alle Prüfregel-Kriterien erfüllt worden sind und die Rechnung somit erfolgreich an den Tradeshift-Empfänger verschickt wurde.

Behebung von Fehlern

Sollte nach dem Export der Status "Fehler" erscheinen, kann mithilfe eines Klicks auf Fehler-Export erneut anstoßen der Export noch einmal manuell erzwungen werden. Läuft der Status nach erneutem Anstoß wieder auf "Fehler", kann unter dem Register Details der Grund für den Fehlereingesehen werden (denken Sie daran, den Datumsfilter oben anzupassen).


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Mögliche Fehlermeldungen

Unter Stammdaten > Digitaler Rechnungsversand >Tradeshift Verbindungen > Details > Historie/Transaktionen wird in der Spalte Beschreibung ein Fehler in Kurzform beschrieben. Mehr Details zu den häufigsten Fehlermeldungen gibt der nachfolgende Text.


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"iDocument wurde nicht gefunden"

Das bedeutet, dass im Archiv der Rechnung keine Ausgangsrechnung als PDF-Datei gefunden wurde. Diese kann nachträglich unter cs JOB > Menüpunkt Abrechnung > Abrechnungsliste/Offene Posten gedruckt werden. Dazu geben Sie einfach die Rechnungsnummer ein oder suchen diese. Anschließend wird die gewünschte Zeile markiert und auf das Drucker-Symbol oben im Programm geklickt. Alternativ kann auch die Funktionstaste-(F6) gedrückt werden. Wenn der Druck ausgeführt ist, kann im Dokumenten - Archiv (rechts neben dem Druckersymbol oder Funktionstaste -(F3)) geprüft werden, ob der Druck (Ausgangsrechnung.pdf) nun tatsächlich erzeugt wurde. Anschließend kann wieder auf Fehler Export erneut anstoßen geklickt werden.

"Keine gültige Referenz Nummer"

Es wurde eine falsche Auftragsnummer in das Feld Referenz 1 in der Abrechnungserstellung eingegeben. Die Rechnung muss storniert und erneut mit einer korrekten Auftragsnummer angelegt werden. Die Auftragsnummer kann wie in der Grafik KN File ID angezeigt aufgebaut sein."


Datei:csHUB:Tradeshift 1710421805911.png

"Rechnungsdatum älter als 7 Tage"

Die Rechnungen müssen innerhalb von sieben Tagen nach dem ursprünglichen Rechnungsdatum via Tradeshift gesendet werden. Erstellen Sie die Rechnung neu, wenn dieser Zeitraum versäumt wurde.

Änderungshistorie

Die Änderungshistorie bezieht sich auf den Lieferumfang und beschreibt die Änderungen der Spezifikation der jeweiligen Schnittstelle. Bitte informieren Sie sich regelmäßig über die jeweiligen Änderungen.  Der Spalte "Art der Änderung" können sie entnehmen, ob es sich um eine Änderung, eine neu aufgenommene oder um eine Löschung einer Spezifikation handelt. Für Rückfragen können Sie sich auch gerne an unseren Support wenden.

Änderungshistorie

Revision	Version	Titel	Inhalt	User-Story

Allgemeine Informationen

Technik

Informationen über die notwendigen Einstellungen in der Software und auf dem Server vorgenommen finden Sie hier:

• Technik

Allgemeine Konfigurationen

Hier erfahren Sie, welche Konfigurationen Sie für Ihre Rechnungsschnittstelle vornehmen müssen:

• Allgemeine Konfigurationen