Hier erfahren Sie, welche Konfigurationen Sie für Ihre Auftragsschnittstelle vornehmen müssen. Wählen Sie im Menü Vorgaben > Auftrag > Import Konfigurationen.
Bitte beachten Sie, dass für die Benutzergruppe, welche die Konfigurationen vornehmen soll, auch die jeweiligen Benutzerrechte im Menü Einstellungen > Benutzerrechte > Benutzergruppen aktiviert sind.
Grundeinstellungen
- Wählen Sie aus für welche Niederlassung diese Auftragsschnittstelle genutzt wird.
- Wählen Sie die gewünschte Auftragsquelle aus.
- Wenn die Auftragsschnittstelle vollständig eingerichtet ist, können Sie über den Haken Aktiv die Datenübermittlung aktivieren.
- Benutzer muss gefüllt werden, sollte von Datenlieferant kommen
- Falls die gewählte Auftragsschnittstelle über einen Webservice läuft, müssen folgende Spalten gefüllt werden: URL, Serverport (nicht zwingend), Kennwort, UserGroup
- Falls die gewählte Schnittstelle über einen Dateiaustausch erfolgt, müssen diese Einstellungen vorgenommen werden: In den Spalten Importpfad, Exportpfad und Archivpfad werden die Pfade zu den jeweiligen Ordnern hinterlegt, in denen sich die Dateien für den Import befinden, wo bereits eingelesene Dateien archiviert beziehungsweise wo die Dateien für den Export hinterlegt werden. Es gibt immer einen Import- und einen Archivpfad. Einen Exportpfad gibt es, wenn Daten an Externe übermittelt werden sollen.
Weitere Einstellungen
Eine kurze Erläuterung der weiteren Einstellung finden Sie auch in der Software, wenn Sie mit der Maus über den jeweiligen Haken oder die ausgewählte Option fahren. Es erscheint ein Tooltip mit einer Beschreibung.
Automatische Auftragsanlage
Ist dieser Haken gesetzt, so werden bei bestimmten Voraussetzungen die Aufträge automatisch angelegt. Voraussetzungen für eine automatische Anlage sind folgende Daten:
- Auftragskopf: Referenznummer, Auftraggeberadresse, Containertyp
- Wegpunkte: Position, Wegpunkttyp, Adresse aus cs JOB oder Freitextadresse mit Name, Straße, PLZ, Ort und Länderkürzel
Die automatische Auftragsanlage kann durch die Aktivierung weiterer Haken verhindert werden. Bitte beachten Sie daher alle Erläuterungen.
Auftragsanlage ohne Matching verhindern
Wenn diese Funktion aktiviert ist, dann werden Aufträge, bei denen die Software nicht allen Importtextfeldern einen passenden Eintrag aus der Datenbank zuordnen konnte, auch nicht automatisch angelegt.
Entfernt man bei diesem Auftrag den HakenZurückgehalten , so kann der Auftrag trotz fehlender Zuordnung aller Importtextfelder erstellt werden. Den Haken "Zurückgehalten" findet man in den Fenstern "Container bzw. Ladung Import Watchlist" sowie "Container bzw. Ladung Import".
Matching erzwingen
Diese Funktion ist eine strengere Vorgabe als "Auftragsanlage ohne Matching verhindern".
Ist dieser Haken in den Konfigurationen gesetzt, dann kann ein Auftrag nur erzeugt werden, wenn alle Importtextfelder zugeordnet sind. Sollten ein oder mehrere Importtextfelder nicht zugeordnet sein, so kann ein Auftrag weder automatisch erzeugt werden, noch kann die Auftragserstellung manuell durch Entfernen des Hakens "Zurückhalten" erfolgen. Erst wenn alle Felder zugeordnet wurden, lässt die Software die Auftragsanlage zu.
Um die gleiche Zuordnung nicht zweimal vornehmen zu müssen, empfiehlt es sich die Schaltfläche Bekannte Zuordnungen anwenden nach Bearbeitung eines Auftrages zu klicken. So werden alle getätigten Zuordnungen auf andere Aufträge angewandt. Bei allen Aufträgen wo dank der neuen Zuordnungen keine Bearbeitung mehr notwendig ist und keine anderen Rückhaltegründe vorliegen, wird der Haken "Zurückhalten" entfernt.
Updateverhalten
Die empfohlene Standardeinstellung ist Überspringen. Wenn ein empfangenes Update vorliegt, dass noch nicht angelegt wurde und wir erhalten ein neueres Update, dann wird die vorherige ältere Updateversion übersprungen.
Die Einstellung Alle ausführen wäre nur bei einer Schnittstelle notwendig, welche Updates nur als Teilinformationen übermittelt. Aktuell gibt es keine solche Auftragsschnittstelle.
Übernahme bis Auftragsstatus
Hier legen Sie fest, ab welchem Status des Auftrages Updates nicht mehr automatisch in den Auftrag eingespielt werden. Haben Sie hier beispielsweise den Status Bestätigt eingestellt, ihr Auftrag befindet sich im Status Durchführung und der Auftraggeber sendet Ihnen einen Update, so muss diese Änderung stets vom Mitarbeiter geprüft und manuell freigegeben werden. So wird verhindert, dass ab einem gewissen Punkt im Prozess Updates ohne eine Prüfung den Auftrag verändern.
Sendet der Auftraggeber zum Beispiel ein Update mit einem neuen Datum für die Gestellung, Ihr Auftrag befindet sich aber bereits in Durchführung, so ist eine manuelle Machbarkeitsprüfung unerlässlich.
Neuanlage bis Werktage / Update bis Werktage / Storno bis Werktage
Mit diesen Werten legen Sie fest, bis zu welchem Tag ein Auftrag manuell angelegt, aktualisiert oder storniert werden muss. Diese Einstellung bezieht sich auf die Datumsangaben aus den Wegpunkten.
Die Berechnung berücksichtigt das Feiertagsmodell, welches beim Mandanten hinterlegt wurde.
Beispiel
Sie haben bei allen drei Spalten den Wert 2 eingetragen:
Enthält ein Auftrag ein Wegpunktdatum, das ist älter ist als das heutige Datum oder bis zu zwei Werktage in der Zukunft liegt, wird der Auftrag/das Update/der Storno zurückgehalten und muss manuell bestätigt werden. Gerechnet wird das heutige Datum plus zwei Werktage.
Sind alle Datumsangaben aus den Wegpunkten 3 oder mehr Werktage in der Zukunft, so kann der Auftrag automatisch angelegt, aktualisiert und storniert werden, falls keine anderen Rückhaltegründe vorliegen.
cs COM Kanal / cs COM Kanal technisch
Mit der Eingabe einer Bezeichnung in diesen Spalten, legt man die Namen für die Kommunikationskanäle in cs COM App fest. Sobald die ersten kommunikationsrelevanten Daten ins System laufen, werden die Kommunikationskanäle automatisch mit dem vorgegebenen Namen angelegt. Diese Kanäle kann man dann hinzufügen. Der cs COM Kanal informiert über Aufträge, Updates und Stornos, bei denen Zuordnungen vorgenommen werden müssen.
Der cs COM Kanal technisch informiert, falls es Probleme beim Import von Dateien gibt. Diese gilt es gesondert von einem technisch versierten Mitarbeiter prüfen zu lassen.
Standard-Dokumententyp
Bei der Auftragsanlage wird die Importdatei an den Auftrag als Dokument angehängt. Für diese Archivierung benötigt cs JOB immer einen Dokumententyp. Da eine Übermittlung des Dokumententyps nur selten erfolgt beziehungsweise diese Information nicht von allen Auftragsschnittstellen geliefert wird, muss hier ein Standard-Dokumententyp hinterlegt werden. Es empfiehlt sich einen eigenen Dokumententyp (Menü Vorgaben > Archivierung > Dokumententyp) für die Schnittstelle anzulegen, z.B. EGIM XML.
Doppelte Referenznummern zurückhalten
Wenn dieser Haken gesetzt ist und es werden zwei Aufträge mit der selben Referenznummer übermittelt, dann wird nur der erste Auftrag angelegt. Der zweite Auftrag wird von der Software zurückgehalten und muss geprüft werden.
Keine Updates
Dieser Haken verhindert die Übermittlung von Updates. Die Software prüft, ob bereits ein Auftrag oder ein noch nicht angelegter Datensatz zu dieser Referenznummer existiert. Wenn ja, dann wird der Update-Datensatz nicht in die Software eingespielt und ist somit auch nicht sichtbar. Das Importdokument wird aber in den Windows-Archivordner abgelegt.
Diese Funktion wird aktuell nur bei der Auftragsschnittstelle ACTIVE benötigt. Die Updates enthalten hier immer Informationen für mehrere Aufträge, obwohl sich das Update nur auf einen Auftrag bezieht. Wird ein solches Sammelupdate für zehn Aufträge übermittelt, so entstehen beispielsweise zehn Updateeinträge, obwohl tatsächlich nur ein Auftrag aktualisiert werden soll.
