Bisher musste die Abrechnungsfreigabe von Auftrags-, Fahrt- und Intercompany-Abrechnungsblöcken immer manuell durchgeführt werden. Mit der Version 9.34 gibt es nun die Möglichkeit, die Abrechnungsfreigabe von Abrechnungsblöcken anhand kundespezifischer Kriterien automatisiert durchführen zu lassen.
Dafür müssen zunächst folgende Einstellungen vorgenommen werden.
Voreinstellungen
Benutzerrecht
Unter Einstellungen > Benutzerrechte > Benutzergruppen muss man zunächst das Recht zur automatischen Abrechnungsfreigabe aktivieren:
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Das Recht ermöglicht das Öffnen und Bearbeiten der Matrix für die automatische Abrechnungsfreigabe: Vorgaben > Abrechnung >Automatische Abrechnungsfreigabe
und automatische Abrechnungserstellung: Vorgaben Abrechnung Automatische Abrechnung.
Automatische Abrechnungsfreigabe-Matrix
Im Menü Vorgaben > Abrechnung > Automatische Abrechnungsfreigabe können nun die Parameter definiert werden, anhand derer Abrechnungsblöcke automatisch freigegeben werden sollen: _1720687273180.34_Automatische_Fahrt-Abrechnungsfreigabe_erteilen_(CR_178121)_1720687273170.png)
Exemplarisch wird die Logik nun anhand von Auftrags-Abrechnungsblöcken beschrieben. Für Fahrt- und Intercompany-Abrechnungsblöcke ist die Logik identisch.
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Im oberen Bereich muss insbesondere folgender Wert gefüllt werden:
Keine Freigabe wenn AB älter als x Tage (Leistungsdatum): Bevor man die automatische Abrechnungsfreigabe im Livesystem aktiviert, muss kontrolliert werden, ob es "alte" Abrechnungsblöcke aus den Vorjahren gibt, die nicht mehr freigegeben werden dürfen.
Im unteren Bereich kann man die Kunden und weitere Parameter eingeben, anhand derer die automatische Freigabe erfolgen soll. Im Beispiel sollen alle Auftrags-Abrechnungsblöcke vom KundenAmazon und alle Auftrags-Abrechnungsblöcke vom Kunden Oetker, die zu einem Import-Auftrag gehören.
Die Felder Mandant, Niederlassung sind optional. Sie werden verwendet um die Abrechnungsblöcke zu filtern. Unten (Positionen) schlägt oben (Matrix).
Geplante Aufgaben einrichten
Unter Einstellungen > Administration > Geplante Aufgaben > Aufgaben muss die geplante Aufgabe aktiviert werden. Sie ist standardmäßig nicht aktiv. Nach Setzen des "Aktiv"-Hakens muss der Appserver neu gestartet werden.
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Logik Automatische Abrechnungsfreigabe
Bei jedem Durchlauf der geplanten Aufgabe werden die Positionen der Matrizen durchlaufen und es werden Abrechnungsblöcke anhand folgenden Kriterien gesammelt:
- Rechnungsempfänger-Adresse im Auftrags-Abrechnungsblock ist die selbe wie in der Matrix-Position.
- "Abrechnen"-Haken im Auftrags-Abrechnungsblock ist gesetzt.
- Auftrag befindet sich in einem Status, bei dem eine automatische Freigabe erlaubt ist. Dies kann unter Einstellungen > Softwareeinstellungen > Menü > Auftrag > Auftragsstatus für Verhindern Abrechnungsfreigabe definiert werden. Im nachfolgenden Beispiel können Auftrags-Abrechnungsblöcke nur dann automatisch freigegeben werden, wenn der Auftragsstatus "Erledigt" ist.
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Im Menü Einstellungen > Administration > Geplante Aufgaben kann kontrolliert werden, wann die Jobs zuletzt gelaufen sind, bzw. wann die nächste Durchführung des Jobs ansteht:_1720687456732.34_Automatische_Fahrt-Abrechnungsfreigabe_erteilen_(CR_178121)_1720687456718.png)
US#: 186850
