Automatische Fahrt-Abrechnungsfreigabe erteilen (CR 178121)

Bisher musste die Abrechnungsfreigabe von Auftrags-, Fahrt- und Intercompany-Abrechnungsblöcken immer manuell durchgeführt werden. Mit der Version 9.34 gibt es nun die Möglichkeit, die Abrechnungsfreigabe von Abrechnungsblöcken anhand kundespezifischer Kriterien automatisiert durchführen zu lassen.

Dafür müssen zunächst folgende Einstellungen vorgenommen werden.

VOREINSTELLUNGEN

Benutzerrecht

Unter Einstellungen > Benutzerrechte > Benutzergruppen muss man zunächst das Recht zur automatischen Abrechnungsfreigabe aktivieren: (aktuell gibt es noch kein separates Recht, es wird das für die Abrechnungserstellung mit verwendet)

Das Recht ermöglicht das Öffnen und Bearbeiten der Matrix für die automatische Abrechnungsfreigabe: Vorgaben > Abrechnung > Automatische Abrechnungsfreigabe

(und automatische Abrechnungserstellung: Vorgaben > Abrechnung > Automatische Abrechnung)

Automatische Abrechnungsfreigabe-Matrix

Im Menü Vorgaben > Abrechnung > Automatische Abrechnungsfreigabe können nun die Parameter definiert werden, anhand derer Abrechnungsblöcke automatisch freigegeben werden sollen: 

Info: Wir haben die Matrix sowohl für Auftrags- und Fahrt-Abrechnungsblöcke als auch für Intercompany-Abrechnungsblöcke angebunden:

Exemplarisch wird die Logik nun anhand von Auftrags-Abrechnungsblöcken beschrieben. Für Fahrt- und Intercompany-Abrechnungsblöcke ist die Logik identisch. 

Oben muss insb. folgender Wert gefüllt werden:

Keine Freigabe wenn AB älter als x Tage (Leistungsdatum): Bevor man die automatische Abrechnungsfreigabe im Livesystem aktiviert, muss kontrolliert werden, ob es "alte" Abrechnungsblöcke aus den Vorjahren gibt, die nicht mehr freigegeben werden dürfen.  Im Standard ist der Wert 0, um zu verhindern, dass "aus Versehen" eine Flut an Uralt-Abrechnungsblöcken freigegeben wird.

Unten kann man die Kunden und weitere Parameter eingeben, anhand derer die automatische Freigabe erfolgen soll. Im Beispiel sollen alle Auftrags-Abrechnungsblöcke vom Kunden Amazon und alle Auftrags-Abrechnungsblöcke vom Kunden Oetker, die zu einem Import-Auftrag gehören.

Die Felder Mandant, Niederlassung sind optional. Sie werden verwendet um die Abrechnungsblöcke zu filtern. Unten (Positionen) schlägt oben (Matrix).

Geplante Aufgaben einrichten

Unter Einstellungen > Administration > Geplante Aufgaben > Aufgaben muss die geplante Aufgabe aktiviert werden. Sie ist standardmäßig nicht aktiv. Nach Setzen des "Aktiv"-Hakens muss der Appserver neu gestartet werden.

Achtung: Bitte drauf achten, dass Jobs nicht gleichzeitig laufen.

Logik Automatische Abrechnungsfreigabe

Bei jedem Durchlauf der geplanten Aufgabe werden die Positionen der Matrizen durchlaufen und es werden Abrechnungsblöcke anhand folgenden Kriterien gesammelt:

• Rechnungsempfänger-Adresse im Auftrags-Abrechnungsblock  ist die selbe wie in der Matrix-Position.
• "Abrechnen"-Haken im Auftrags-Abrechnungsblock ist gesetzt.
• Auftrag befindet sich in einem Status, bei dem eine automatische Freigabe erlaubt ist. Dies kann unter  Einstellungen > Softwareeinstellungen > Menü > Auftrag > Auftragsstatus für Verhindern Abrechnungsfreigabe definiert werden. Im nachfolgenden Beispiel können Auftrags-Abrechnungsblöcke nur dann automatisch freigegeben werden, wenn der Auftragsstatus "Erledigt" ist.

Im Menü Einstellungen > Administration > Geplante Aufgaben kann kontrolliert werden, wann die Jobs zuletzt gelaufen sind, bzw. wann die nächste Durchführung des Jobs ansteht:

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US#: 186850