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Um die Einstellung Rechnungskorrektur zu aktivieren, muss in der entsprechenden Benutzergruppe unter Einstellungen > Benutzerrechte > Benutzergruppe mindestens eines dieser Rechte vergeben sein.
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- Rechnungskorrekturen erstellen: Mit diesem Recht hat ist eine generelle Anwendung der Funktion, ohne Einschränkungen, möglich.
- Nur für eigenen Mandanten Rechnungen erstellen / stornieren dürfen: Die Funktion ist nutzbar allerdings mit der Beschränkung das dies nur bei Rechnung getätigt werden darf die zum eigenen Mandanten gehören.
Nach der Aktivierung steht die Funktion in dem Menüpunkt Abrechnung > Abrechnungsliste / offene Posten zu Verfügung. Dies kann über das Rechtsklick-Menü aufgerufen werden.
Bei der Auswahl kann es sich um einen einzelnen Beleg handeln oder um mehrere. Die Auswahl eines Beleges erfolgt durch das Auswahlfeld (Haken).
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Wird die Funktion ausgewählt, öffnet sich ein Fenster mit den enthaltenen Positionen.
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Wurden im Vorfeld mehrere Belege markiert, so öffnet sich das Fenster je Beleg einmal. Dies passiert allerdings erst, wenn der aktuelle Beleg fertig bearbeitet wurde. Zu welchem Beleg die Anpassung statt findet, ist in der Menüleiste zu erkennen.
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Generell werden immer alle Artikel der abgerechneten Abrechnungsblöcke angezeigt. Eine Unterscheidung kann aufgrund der Containernummer statt finden.
Die relevanten Felder für die Erstellung der Differenzen sind folgende:
- Netto-Einzelpreis: Hier wird der ursprüngliche Betrag des abgerechneten Artikels angezeigt.
- Stornobetrag: Hier wird der Betrag für die tatsächliche Berechnung eingetragen.
- zu stornieren: In der Spalte wird errechnet welcher Betrag auf dem neuen Beleg verwendet wird.
In diesem Beispiel wurde dem Kunden eine Rechnung über eine Pauschalfracht in Höhe von 500,- € erstellt. Dieser hat der Kunde reklamiert, da die vereinbarte Fracht 450,- € waren. Somit wird der tatsächliche Wert in das Feld Stornobetrag eingetragen und das System errechnet die Differenz (zu stornieren) für den Korrekturbeleg.
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Sind alle Positionen bearbeitet worden, kann der User zwischen mehreren Optionen entscheiden.
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- Ok: Die Abrechnungsblöcke werden storniert. Im Nachgang werden neue Abrechnungsblöcke erstellt, die den neuen Wert aus zu stornieren erhalten. Es findet eine direkt Abrechnungsfreigabe statt.
- Ok + Vorschau: Ergänzend zu den Schritten aus Ok, wird noch die Vorschau des neuen Beleges angezeigt.
- Ok + Erstellen: Ergänzend zu den Schritten aus Ok, wird der neue Belege erstellt.
- Abbrechen: Dies bricht den gesamten Prozess ab.
Ist der Prozess abgeschlossen wird zusätzlich noch in das Feld Abrechnungsblock Bemerkung, des neuen Abrechnungsblocks, eine entsprechende Bemerkung eingetragen: "Korrektur von Beleg #137, Abrechnungsblock #22464.003.1".
In der Position des Artikels wird in dem Feld Wichtiger Hinweis ebenfalls eine ergänzende Information eingetragen: "Korrektur von Beleg #137, Position #1".
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Es gibt gewisse Einschränkungen, die eine Nutzung dieser Funktion verweigern:
- Ist eine Rechnung bereits storniert so kann keine Korrektur erstellt werden.
- Ist bereits eine offene Korrektur für den Belege vorhanden so kann keine zusätzliche Korrektur erstellt werden.
- Wurden bereits Korrekturen abgerechnet erscheint eine Warnmeldung, wird diese bestätigt setzen sich die für die Korrektur angezeigten Netto-Preise aus der Ursprungsrechnung und allen vergangenen Korrekturen zusammen.
- Es ist nicht möglich Sammelrechnungen aus Korrektur-Abrechnungsblöcken mit verschiedenen Ursprungsrechnungen oder gemischt mit normalen Abrechnungsblöcken zu erstellen.
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