neue Einlese-Reihenfolge Archivierung - nach Namen (CR 174665)

US#: 175161

Vorlage:Note

Bis jetzt konnte beim Archivieren von Belegen aus einem Verzeichnis lediglich die Reihenfolge nach dem Änderungsdatum sortiert werden. Das Änderungsdatum zeigt anhand von Datum und Uhrzeit den Zeitpunkt der Dateianlage im Verzeichnis. 

Diese Reihenfolgevorgabe ist in den meisten Fällen auch funktional, da gerade beim Archivieren mit "Barcodeerkennung verwenden" die Reihenfolge beim Einscannen der Dokumente schon vorgegeben ist. Das heißt, dass diese Dateien folglich chronologisch in dieser Reihenfolge angelegt werden. 

Jetzt haben wir noch die Möglichkeit geschaffen, Dateien auch nach dem Namen (also nach einer alphabetischen Sortierung) einzulesen. 

Dazu müssen natürlich die Datei-Namen gegebenenfalls manuell angepasst werden, wenn das Hauptdokument, mit den Barcode, nachträglich eingescannt bzw. in der Datei / Verzeichnis gespeichert wird. 

In dem oben gezeigten Beispiel, haben wir die Dateien nach der Auftragsnummer benannt. Die Dateien mit dem Barcode haben jeweils die Endung _1 und wurden zu einem späteren Zeitpunkt in das Verzeichnis abgespeichert (14:47 bzw. 14:49); die dazu gehörigen Dokumente wurden bereits um 14:33 abgelegt.

So würde die Sortierreinfolge nach Änderungsdatum aussehen:

Es sind die Belege von 14:33 als erstes eingelesen worden, da es hier keinen Barcode gibt, keine Zusammenführung weiterer Dokumente und keine Referenz. Am Ende erst die beiden Dokumente mit Namen xxx_1, die den Barcode enthalten.

Und so sieht es jetzt dann mit der neuen Sortiervorgabe Name aus; da "Barcodeerkennung verwenden" greift, wurden die Dokumente mit 2 + 3 zu einer Archivdatei zusammengeführt (Seitenanzahl =3) 

Die Sortierregel können Sie unter Stammdaten > Archivierte Dokumente / Dateien > Gesamtliste dann in dem Fenster vorgeben. Dazu über F2 oder dem weißen Blatt im Listenmenü Verzeichnisinhalt einlesen auswählen



und unter Sortieren nach die präferierte Sortierregel bestimmen.

Vorlage:Tip

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