Kaufmännische Intercompany-Abrechnung (FE 161148)

US#: 161175, 161153, 161196, 163407, 164515, 165565

Für die Abrechnung von Touren zwischen deutschen und ausländischen Niederlassungen/Töchtern steht eine neue Vorgehensweise zur Intercompany-Abrechnung zur Verfügung: "Kaufmännisches Intercompany". Voraussetzung hierfür ist, dass die Niederlassung/Tochter als eigener Mandant angelegt ist.

Diese neue Abrechnungsmethode vereinfacht und beschleunigt die gegenseitige Abrechnung. Ebenso wird hiermit die Weitervergabe von Fahrten an dritte Subunternehmer durch die Niederlassungen/Tochter ermöglicht. Dazu werden bei der Intercompany-Vergabe zwei Intercompany-Abrechnungsblöcke erzeugt. Der ursprüngliche Abrechnungsblock der vergebenen Fahrt bleibt bestehen, hier werden weiterhin die Kosten für den Subunternehmer aus deutscher Sicht (= Tochter) abgebildet. Im ersten Abrechnungsblock kann der Auftraggeber die Eingangsrechnung des Auftragnehmers bearbeiten, im zweiten Abrechnungsblock kann die beauftragte Tochter ihre Rechnung an die deutsche Niederlassung/Tochter bearbeiten.

Einstellungen

Mandanten

Einstellungen > Mandanten > Details > Einstellungen

In den Mandanteneinstellungen der betreffenenden Mandanten muss das kaufmännische Intercompany aktiv sein.

Niederlassung

Einstellungen > Niederlassung > Details 

Der Niederlassung muss die entsprechende Niederlassungs-Adresse aus den Stammdaten eingestellt werden. Diese Adresse wird später in den jeweiligen Abrechnungsblöcken als Rechnungsempfänger eingestellt. 

Programm Features

Einstellungen > Administration > Programm Features

In den Programm Features muss die Anzeige der Fahrt - IC Abrechnungsblöcke aktiviert sein.

Niederlassungen

Einstellungen > Niederlassungen

Für die angelegten Mandanten muss in den Einstellungen > Niederlassung mindestens eine NIederlassung zugeordnet werden.

Nummernkreise

Einstellungen > Nummernkreise

In den Nummernkreisen muss mindestens pro Mandant ein Nummernkreis für die kalkulative Tournummer angelegt werden.

Adressen

Stammdaten > Adressen

In den Stammdaten muss die Adresse der jeweiligen Niederlassung als 'Ist Frachtführer' und mit entsprechenden Abrechnungsinformationen zur gegenseitigen Abrechnung angelegt sein. Zusätzlich muss die Adresse als 'Ist interne Adresse' gekennzeichnet sein.

Fahrzeuge

Stammdaten > Fahrzeuge

In den Stammdaten muss in den entsprechenden Fahrzeugen, die bei der ausländischen Niederlassungen/Tochter eingesetzt werden, die entsprechende Niederlassung eingestellt und ein Frachführer kann im Feld 'Subunternehmer' zuordnet werden.

Kaufmännisches Intercompany - Funktionsweise

Wann erfolgt das kaufmännische Intercompany?

Das kaufmännische Intercompany wird immer angestoßen, wenn eine Fahrt auf ein Fahrzeug oder einen Frachtführer disponiert wird, der wie oben beschrieben, der ausländischen Niederlassung/Tochter zugeordnet ist. Beim Disponieren wird nicht unterschieden, ob per Drag & Drop oder durch Eintragen, rechte Maustaste > Multidispo oder über rechte Maustaste > Aktion > Multisplit + Dispo Kombi disponiert wird.

Besonderheit bei der Disposition über rechte Maustaste > Aktion > Multisplit + Dispo Kombi ist, dass man hier eine andere Niederlassung/Tochter auswählen kann, als die, die in den Stammdaten des Fahrzeugs bzw. des Frachtführers zugeordnet ist.

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Was erfolgt beim kaufmännischen Intercompany?

1) Besitzwechsel der Fahrt 

Wird die Fahrt disponiert, wird der Besitz der Fahrt innerhalb des Auftrags geändert auf die Niederlassung/Tochter. Der Auftrag selbst wird nicht verändert und bleibt in der bisherigen Niederlassung weiter bestehen. 

Sollte die ausländische Niederlassung/Tochter diese Fahrt an einen dritten Frachtführer bei sich weiterverkaufen wollen, kann die Fahrt einfach auf den gewünschten Frachtführer oder ein anderes Fahrzeug dieser Niederlassungen/Tochter umdisponiert werden.

2) Besitzwechsel der Fahrtabrechnung

Analog zum Besitzwechsel der Fahrt wird auch der vorhandene Abrechnungsblock auf die Niederlassungen/Tochter geändert. Hat das disponierte Fahrzeug einen Frachführer zugeordnet, wird dieser beim Disponieren als Rechnungsempfänger eingestellt.

3) Fahrt - IC Abrechnung angelegt

Für die gegenseitige kaufmännische Intercompany-Abrechnung wird automatisch ein weiterer Reiter "Fahrt - IC Abrechnung" mit zwei Abrechnungsblock-Tabs angelegt. Die Nummerierung der Abrechnungsblock-Tabs ist analog zur bestehenden Nummerierung aller Abrechnungsblöcke allerdings mit dem Zusatz "IC" vor der aufsteigenden Nummer.

Die getrennten Abrechnungs-Tabs werden pro beteiligter Niederlassung/Tochter zur gegenseitigen Abrechnung erstellt. In den Abrechnungs-Tabs werden unterschiedliche Abrechnungs-Rollen 'Debitor' und 'Kreditor' eingesetzt - obwohl man sich ja in der Fahrt eigentlich nur auf kreditorischer Seite befindet.

Tab IC1

Hier sind die Daten des Auftraggebers (die Niederlassung/Tochter, welche die Fahrt vergeben hat) enthalten. Der Auftraggeber erhält von der Tochter eine Eingangsrechnung und hat somit die 'Kreditor' Abrechnungsrolle.

Tab IC2

Hier sind die Daten des Auftragnehmers (die Niederlassung/Tochter, welche die Fahrt bekommen hat) enthalten. Der Auftragnehmer erstellt an die andere Tochter eine Ausgangsrechnung und hat somit die 'Debitor' Abrechnungsrolle.

In der Abrechnungsvorbereitung hat man eine gute Übersicht über alle existierenden Abrechnungsblöcke und deren Inhalt:

In der Fahrtenliste hat man ebenfalls die Übersicht über die Fahrten und deren Zuordnungen:

Wird eine IC-Tour wieder dedisponiert, werden die IC-Abrechnungsblöcke wieder gelöscht.

IC Abrechnungsvorbereitung

Abrechnung > IC Abrechnungsvorbereitung

In der IC Abrechnungsvorbereitung werden alle IC-Touren angezeigt. Die Abrechnungsvorbereitung dient dem Vergleich der Abrechnungsbeträge der Auftraggeber- und Auftragnehmerseite und bei Übereinstimmung auch der Abrechnungsfreigabe der Abrechnungsblöcke. Durch Aufklappen der Zeile können alle Fahrten eingesehen werden, die zu dieser Tour verbunden wurden.

Der Abgleich der Preise für die Touren erfolgt anhand der Preis-Spalten, die wie folgt gefüllt werden:

• All-In-Preis: Summe der Beträge 'All-In-Preis' aus den normalen Abrechnungsblöcken der Fahrt (nicht IC Abrechnungsblöcke)
• IC All-In Preis: Betrag der IC Tour (wurde ggfs. bei Disposition über 'Multisplit + Dispo Kombi' angegeben)
• Preis Auftraggeber: Summe der Beträge Nettogesamt aus dem IC Abrechnungsblock der beauftragenden Niederlassung/Tochter (Nürnberg)
• Preis Auftragnehmer: Summe der Beträge Nettogesamt aus dem IC Abrechnungsblock der beauftragten Niederlassung/Tochter (Ungarn)
• Differenz: Betrag aus Preis Auftraggeber minus Preis Auftragnehmer
• Differenz Auftraggeber: Betrag aus IC All-In Preis minus Preis Auftraggeber
• Differenz Auftragnehmer: Betrag aus IC All-In Preis minus Preis Auftragnehmer

In der Unterebene zur Tour auf Fahrtenebene wird der Umsatz: Nettogesamtpreis aus den normalen Abrechnungsblöcken der Fahrten (interne Kosten Ungarn oder tatsächliche Kosten für erneute Weitervegabe an dritte Unternehmer in Ungarn) angezeigt.

Der Preis 'IC All-In Preis' ist als einzige Spalte in der gesamten Liste editierbar. Hier wird der Tour-Preis angezeigt, den der Disponent zuvor beim Disponieren (über 'Multisplit + Dispo Kombi') angegeben hat. Wurde kein Tour-Preis angegeben, kann er hier ergänzt und/oder geändert werden.

Bearbeitung:

Der Mitarbeiter jedes Mandanten muss unabhängig vom Bearbeitungsstand des anderen Mandanten die Liste bearbeiten.

Sollte - wie zuvor beschrieben - kein All-In Preis angegeben worden sein, kann dieser hier erfasst werden. Die Preisspalten des Auftraggebers und -nehmers geben die Preise an, die von der jeweiligen Seite berechnet wurden. Anschließend wird die Funktion "Tour IC All-In Preis übernehmen und verteilen" sowie die Abrechnungsfreigabe ausgeführt.

Es können mehrere Touren makriert und gleichzeitig bearbeitet werden.

Tour IC All-In Preis übernehmen und verteilen

Bsp. für Nürnberg

Tour IC All-In Preis übernehmen:

Bsp. für Ungarn

Tour IC All-In Preis übernehmen:

Abrechnungsfreigabe erteilen

Die Abrechnungsfreigabe muss ebenfalls pro Mandant getrennt erfolgen. Ist die Freigabe erfolgt, wird dies durch jeweilige Häkchenfelder "AbFG AG" (Auftragsggeber) und "AbFG AN" (Auftragnehmer) gekennzeichnet.

Um eine Abrechnungsfreigabe zu ermöglichen, müssen die Preise des jeweiligen Mandanten identisch mit dem angegebenen "IC All-In Preis" sein. Ist das der Fall, wird es durch die Häkchen-Spalte "Ist Ok" und die Spalte "Differenz Auftraggeber" / "Differenz Auftragnehmer" und dem darin enthaltenen Betrag 0,00 angezeigt.

Es wurde eine zusätzliche Logik implementiert, dass wenn der "IC All-In Preis" 0,00 ist, wird abgefragt, ob man wirklich den Preis mit 0,00 übernehmen möchte. Wird das mit ja bestätigt, wird der All-In Preis in den markierten Tour IC Abrechnungsblöcken des aktuellen Mandanten auf 0,00 gesetzt.

Bsp. für Nürnberg:

Getätigte Abrechnungsfreigaben können hier auch für markierte Touren zurück genommen werden über den Button "Abrechnungsfreigabe rückgängig machen".

Die Touren bleiben solange in der Liste angezeigt, bis von beiden Mandanten die Abrechnungsfreigabe erteilt wurde. Sind beide Mandanten freigegeben, veschwinden die Touren aus der Liste.

Ansicht in den IC-Abrechnungsblöcken nach Preisübernahme und Abrechnungsfreigabe:

Beide IC-Abrechnungsblöcke (Auftraggeber und Auftragnehmer) sind zur Abrechnung freigegeben, der Betrag des "IC All-In Preis" wird gleichmäßig auf die IC-Abrechnungsblöcke der Fahrten des jeweiligen Mandanten (565 / 4 = 141,25) verteilt und im IC-Abrechnungsblock in das Feld "All-In Preis" übertragen. Durch den Eintrag werden auch die Preise im unteren Fensterteil entpsrechend angepasst.

Bsp. für Nürnberg

Bsp. für Ungarn

Abrechnungserstellung

Die freigegebenen Abrechnungsblöcke werden dann alle in der Abrechnung > Abrechnungserstellung angezeigt und können hier wie gewohnt abgerechnet werden.

Stornieren von IC Rechnungen

 IC-Rechnungen können bei Bedarf über die bekannte Funkion in der Abrechnung > Abrechnungsliste / Offene Posten storniert werden. 

Auch hier wird der Abrechnungsblock storniert, bleibt als Tab mit Kennzeichnung 'Storniert' bestehen und es wird ein neuer Abrechnungsblock angelegt. In diesem Abrechnungsblock ist dann die Abrechnungsblocknummer des alten (stornierten) Abrechnungsblocks vermerkt.

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