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Vorlage:LayoutFür die Vergütung von Subunternehmern in Form von Tagespauschalen oder Tagesmindestumsätzen wurde eine neue Abrechnungsfunktion in cs JOB integriert.
Einstellungen
Ergänzungen
In den Einstellungen > Mandanten > Details > Buchhaltung wurden zwei neue Felder ergänzt: "Artikel für Tagespauschale anteilig" und "Artikel für Aufzahlung Mindestumsatz".
Hier werden die Artikel definiert, die in den Abrechnungsblöcken für evtl. Differenzbeträge bei der Pauschlafahrzeugabrechnung verwendet werden sollen. Das können neu angelegte Artikel mit entsprechender Bezeichnung oder auch bestehende Artikel sein.
Einstellungen
In den Einstellungen > Nummernkreise werden für alle relevanten Mandanten die Nummernvorgaben für Freie Abrechnungsblöcke (Freie Abrechnungsblocknummer) eingestellt.
Abrechnung Pauschalfahrzeug
Grundeinstellungen
Im Menü Abrechnung wurde ein neuer Menüpunkt Abrechnung Pauschalfahrzeuge ergänzt.
Hier gliedert es sich auf in zwei Unterreiter: Grundeinstellungen und Abrechnung.
Grundeinstellungen Pauschalfahrzeuge
Grundeinstellungen > Pauschalfahrzeuge
In der Liste "Pauschalfahrzeuge" werden alle festen Pauschalfahrzeuge erfasst, die Einsatztage des jeweiligen Fahrzeugs mit Häkchen markiert und der Pauschalpreis pro Tag hinterlegt. Das Feld "Min Std" (= Mindesteinsatzstunden des Fahrzeugs um den Preis/Tag zu bekommen) dient nur als Information, es ist keine Logik angebunden.
Grundeinstellungen Ausnahmen
Grundeinstellungen > Ausnahmen
Im Reiter Ausnahmen werden alle Fahrzeuge angezeigt, die Pauschalfahrzeuge sind, aber an bestimmten Tagen nicht als Pauschalfahrzeug gefahren sind oder umgekehrt; Fahrzeuge, die keine Pauschalfahrzeuge sind, aber an bestimmten Tagen als pauschal abgerechnet werden sollen. Die Daten sind hier nicht editierbar, werden lediglich angezeigt.
Grundeinstellungen Minimale
Grundeinstellungen > Minimale
Im Reiter Minimale werden die entsprechenden Fahrzeuge und deren Mindestumsatz pro Tag gepflegt.
Ein Fahrzeug sollte nicht gleichzeitig als Pauschalfahrzeug und Minimale deklariert werden!
Artikel-Matrix Pauschalabrechnung
Vorgaben > Abrechnung > Artikel-Matrix Pauschalabrechnung
Hier werden die Artikel vorgegeben, die für die jeweilige Variante des Abrechnungstyps berücksichtigt werden sollen.
Pauschalfahrzeug Verfügbarkeit
Für eine saubere Abrechnung der Pauschalfahrzeuge ist es notwendig, dass die Verfügbarkeit der Pauschalfahrzeuge täglich gepflegt wird.
Dies erfolgt im Menü Fuhrparkmanagement > Fahrzeuge > Pauschalfahrzeuge Verfügbarkeit.
Hier werden täglich die Ausnahmen von der Regel erfasst, also wenn ein Pauschalfahrzeug an einem Tag nicht zum Einsatz kommt, an dem es normalerweise eingesetzt würde. Oder ein Fahrzeug aus dem "normalen" Pool wird für einen Tag als Pauschalfahrzeug eingesetzt und abgerechnet z.B. als Ersatz für ein anderes Fahrzeug oder zusätzlich.
Das Feld "Min Std" dient nur als Information, es ist an keine Logik angebunden.
Achtung
- Preis/Tag muss für die spätere Abrechnung gefüllt werden, wenn ein Fahrzeug aus dem "normalen" Pool als Pauschalfahrzeug eingesetzt wird.
- Feiertage werden nicht automatisch berücksichtigt, diese müssen manuell als Ausnahme erfasst werden.
Gibt es für einen Tag keine Abweichungen, muss nichts erfasst werden.
Beispiel
LKW 3 = Pauschalfahrzeug, fährt montags, mittwochs - freitags
Ausnahme: am 12.02. (= Montag) wird es nicht als Pauschalfahrzeug eingesetzt
Abrechnung
Positionen erzeugen
Im Reiter "Abrechnung" werden für den gewählten Zeitraum die entsprechenden Daten mit der Funktion "Positionen erzeugen" zusammengestellt und berechnet.
Im Reiter Abrechnung > Abrechnungserstellung wird ein Zeitraum für die Abrechnung ausgewählt und durch Positionen erzeugen die Berechnung gestartet.
Die Positionen für einen gewählten Zeitraum werden in einer Memory-Datenbank angelegt und in der Liste angezeigt. Das bedeutet, sie sind nicht dauerhaft gespeichert sondern nur temporär. Wird der Reiter Abrechnung Pauschalfahrzeuge geschlossen oder cs JOB beendet, müssen die Positionen wieder neu erzeugt werden.
Es werden zuerst die Einsatzdaten innerhalb des ausgewählten Zeitraums anhand der Grundeinstellungen ermittelt: welche Fahrzeuge sind für welche Tage und für welche Abrechnungsart (Pauschal oder Minimale) relevant, welche Ausnahmen sind erfasst? Mit den berechneten Einsatzdaten werden die passenden Fahrten gesucht. Hierfür wird das Leistungsdatum der Fahrten und die Abrechnungsfreigabe des Abrechnungsblocks berücksichtigt. Fahrten mit zur Abrechnung freigegebenen Abrechnungsblöcken werden nicht einbezogen.
Für die erfassten Ausnahmen innerhalb des gewählten Zeitraums wird jeweils eine Position erzeugt. Die Ausnahmen haben eine höhere Priorität als die Grundeinstellungen.
Pro Fahrzeug wird pro Tag ein Datensatz angelegt und die entsprechenden Informationen aus den Fahrten werden berechnet und gruppiert.
Stunden: späteste Zeit minus früheste Zeit der Wegpunkte aller Fahrten des Fahrzeugs an dem Tag
Anzahl Touren: Anzahl der Fahrten, die an diesem Tag auf das Fahrzeug disponiert wurden (Leistungsdatum Fahrt liegt innerhalb des Zeitraums, Abrechnungsfreigabe ist nicht erteilt)
Tarifpreis Zone: Summe des Netto-Gesamtpreises der ermittelten Fahrten unter Berücksichtigung der Artikel aus der „Matrix Pauschalabrechnung“
Preis/Tag: Übertrag aus den Grundeinstellungen bzw. aus den Ausnahmen
Aufschlag Minimale: Differenzbetrag zum Erreichen der Minimale
Gesamt: berechneter Gesamtbetrag
Abrechnungstyp: je nach Grundeinstellung unter Berücksichtigung der Ausnahmen
Grundeinstellung berücksichtigen: editierbares Häkchen zur Steuerung der Abrechnung (Pauschale Abrechnung oder Tarifpreis abrechnen)
Bemerkung: editierbar, für interne Bemerkungen
Referenz: Referenz 1 aller zugehörigen Aufträge
Pauschale berechnen
Beispiel: LKW 5 am 13.02.
Für jeden berechneten Einsatztag wird der Pauschalpreis berechnet, egal wie viele Einsatzstunden es an diesem Tag gibt.
Die Stunden werden aber trotzdem ausgewiesen:
Tarifpreis Zone
Aus der Fahrtabrechnung wird nur der Artikel 'Frachtpreis / KM' berücksichtigt und dessen Betrag ausgewiesen - entsprechend der Vorgabe aus der Abrechnungsartikel-Matrix:
Minimale berechnen
Beispiel: Frachtführer Keitel
Bei der Berechnung der Minimalen bzw. des Aufschlags werden alle eingesetzten Fahrzeuge des Frachtführers in Summe betrachtet. Minimale bedeutet ja, dass der Frachtführer mindestens diesen Betrag pro Tag bekommen muss. Dabei gleichen Fahrzeuge mit einem Tarifpreis Zone, der über dem Preis/Tag liegt, die Verluste anderer Fahrzeuge aus.
Logik:
Summe der Fahrzeug-Einsatztage * Betrag Minimale des Sub
davon wird die Summe der Tarifpreise abgezogen
Wenn das Ergebnis < 0 ist, erfolgt keine Aktion
Wenn das Ergebnis > 0 ist, wird das Ergebnis durch die Einsatztage geteilt und als 'Aufschlag Minimale' bei jedem Fahrzeug eingetragen
Beispiel oben:
Fahrzeug-Einsatztage 4 * 405 = 1.620
1.620 - 1.280,88 = 339,12
339,12 / 4 = 84,78
Abrechnen
Wurden die Positionen erzeugt, kann mittels dem Häkchen "Grundeinstellung berücksichtigen" gesteuert werden, ob eine pauschale Abrechnung oder die Abrechnung mit dem Tarifpreis erfolgen soll.
Wird das Häkchen entfernt, wird automatisch bei Gesamt statt dem 'Preis/Tag' der 'Tarifpreis Zone' übernommen:
Das Abrechnen erfolgt als letzter Schritt mittels dem Button "Abrechnen". Es werden alle Einträge für den gewählten Zeitraum gleichzeitig abgerechnet. Eine gestaffelte Abrechnung z.B. pro Fahrzeug oder pro Frachtführer ist nicht möglich.
Wird die Meldung mit JA bestätigt, werden die Fahrtabrechnungen durchgeführt. Es erfolgt dann ein automatischer Wechsel in den Reiter Historie.
Logik bei den Abrechnungsvarianten
Pauschale:
1) Fahrzeug ohne Fahrten
Ist ein Fahrzeug als Pauschalfahrzeug für den Tag definiert, hat aber keine Fahrt disponiert bekommen, wird für die Abrechnung an den Frachtführer ein freier Abrechnungsblock angelegt.
In der Abrechnung > Abrechnungsblock Bearbeitung kann dieser Abrechnungsblock aufgerufen werden.
Im Abrechnungsblock wird der Abrechnungsblockname mit dem Artikelmatchcode (siehe 'Einstellungen') und dem Leistungsdatum gefüllt. Im unteren Teil wird der entsprechende Artikel mit dem Tagespauschalpreis eingefügt. Der Abrechnungsblock ist direkt zur Abrechnung freigegeben und kann in der Abrechnungserstellung normal abgerechnet werden.
2) Fahrzeug mit Fahrten
Ist ein Fahrzeug als Pauschalfahrzeug für den Tag definiert und hat Fahrten disponiert bekommen, wird für die Abrechnung an den Frachtführer jeder Fahrt-Abrechnungsblock angepasst.
Die Differenz zwischen 'Tarifpreis Zone' und 'Preis/Tag' wird gleichmäßig auf die Anzahl Fahrten verteilt und mit dem entsprechenden Artikel (siehe 'Einstellungen') in den Fahrtabrechnungen ergänzt.
480,00 - 378,00 = 102,00
102,00 / 2 = 51,00
Minimale:
Historie
Hier werden alle abgerechneten Datensätze angezeigt.
Zusätzlich zu den bestehenden Daten wird hier als weitere Information die Abrechnungsblocknummer des erzeugten freien Abrechnungsblocks angezeigt (Spalte Bemerkung).
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