EDT: Rechnungsdruck und E-Mail-Versand mit zugehörigen Dokumenten (CR 109745)

Beim Rechnungsdruck (Ausgangsrechnung, Eingangsgutschrift, Ausgangsgutschriift oder Eingangsrechnung) kann automatisch kontrolliert werden, ob Nutzer-definierte Dokumente (Auftrags- + Fahrtdokumente) zur Rechnung archiviert sind. Diese zur Rechnung gehörigen Dokumente werden dann automatisch an die E-Mail mit der Rechnung angehängt. Fehlen zwingend benötigte Dokumente, kann das Erstellen der Rechnung verhindert werden.

Unter Einstellungen > Drucker > Formulareinstellungen lassen sich die zugehörigen Dokumente festlegen, die beim Erstellen einer Rechnung kontrolliert werden sollen. Im nachfolgenden Beispiel sollen 3 Dokumententypen archiviert werden.

Reiter Zugehörige Dokumente

 

Reiter Anhang: Hier ist einstellbar, ob die Dokumente einzeln angehängt werden sollen oder als ZIP-Datei. Bei Auswahl der Option "ZIP-Datei" kann man einen Namen für den ZIP-Anhang angeben.

 

Es gibt 3 verschieden "Kontrollmechanismen":

• Zwingend: Das Erstellen der Rechnung wird verhindert, wenn kein Frachtbrief archiviert ist.

• Warnen, wenn nicht vorhanden: Beim Erstellen einer Rechnung ohne archivierten Transportauftrag kommt ein Hinweis, dass kein archivierter Transportauftrag vorhanden ist. Der User kann nun entscheiden, ob trotzdem eine Rechnung erstellt werden soll.

• Wenn vorhanden: Wenn ein archivierter Wartezeitbeleg vorhanden ist, wird dieser automatisch zur Rechnung archiviert. Ist kein Beleg vorhanden, wird die Rechnung ohne Hinweis ohne archivierten Beleg erstellt.

 

Nach Erstellen der Rechnung werden die archivierten Dokumente automatisch an die E-Mail gehängt. Im nachfolgenden Beispiel sind es Frachtbrief und Transportauftrag. Zusätzlich wird die zugehörige Fahrtnummer an die Bezeichnung des Dokuments angehängt.

US#: 109808

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