Ab Version 8.29. ist eine Vertragsverwaltung integriert worden. Es können jetzt im Bereich Stammdaten Verträge in einem separaten Reiter erfasst werden. Zusätzlich kann eingestellt werden, dass für bald auslaufende Verträge eine E-Mail als Erinnerung verschickt wird.
Wo integriert?
Für folgende Stammdaten wurde die Vertragsverwaltung eingeführt:
- Adressen
- Fahrzeuge
- Anhänger / Chassis
- Wechselbrücken
- Mitarbeiter
- Kräne
- Container
- Komponenten
- Stapler
Eine Gesamtübersicht aller erfassten Verträge ist unter CRM > Alle Verträge aufrufbar.
Vorbereitung zur Vertragsanlage
Um Verträge anlegen zu können, müssen die Benutzerrechte überprüft und gegebenenfalls angepasst werden. Einstellungen > Benutzerrechte > Benutzergruppen
Pro Vertragstyp gibt es ein Recht, welches der Benutzergruppe zugewiesen sein muss, zusätzlich das Recht Alle Verträge (für Auswahl im Menü CRM), Vertrag (Recht zum Archivieren) und Vertragstyp.
Unter Vorgaben > Fahrzeuge > Ausstattung > Vertragstyp können Sie ihre Vertragstypen anlegen, die Sie später bei der Erfassung eines Vertrags auswählen können. Mit F2 oder Mausklick auf das weiße Blatt können Sie einen neuen Eintrag erfassen.
Vertrag erfassen
Wie erfasse ich einen Vertrag und was ist dabei zu beachten: (als Beispiel hier ein Vertrag für einen Anhänger)
In unserem Beispiel soll ein Vertrag zu einem Anhänger erfasst werden. In den Stammdaten > Anhänger / Chassis wählen wir den entsprechenden Anhänger aus und gehen per "Doppelklick" in den Inhalt.
Im Reiter Vertrag wird dann mit F2 oder NEU ein neuer Eintrag angelegt.
| Spalte | Beschreibung |
|---|---|
| Mandant | Auswahl eines Mandanten, vorbelegt mit dem Mandanten des eingeloggten Users |
| Niederlassung | Auswahl einer Niederlassung, vorbelegt mit der Niederlassung des eingeloggten Users |
| Typ | Welcher Entität ist der Vertrag zugeordnet |
| Eigentümer | Wer ist der Eigentümer des Vertrags (Matchcode Adresse, Fahrzeug, Anhänger, Mitarbeiter) |
| Vertragstyp | Auswahl des Vertragstyps |
| Matchcode | Eingabe der Bezeichnung / Benennung des Vertrags |
| Referenz 1 | Eingabe einer Referenz zum Vertrag |
| Referenz 2 | Eingabe einer Referenz zum Vertrag |
| Ansprechpartner | Auswahl des Vertragspartners (aus Stammdaten > Adressen) |
| Von | Eingabe des Vertragsbeginn |
| Bis | Eingabe des Vertragsende |
| Dauer der Verlängerung Monate | Eingabe der Vertragsverlängerung in Monaten |
| Interne Bemerkung | Eingabe einer internen Bemerkung, diese Bemerkung wird zusätzlich im Erinnerungsmail verwendet |
| Externe Bemerkung | Eingabe einer externen Bemerkung |
| Verantwortlicher | Auswahl eines internen Benutzers als Verantwortlichen |
| Erinnerungsmail-Adressen | Eingabe der Mailadresse(n), an die eine Erinnerungsmail geschickt werden soll (mehrere Mailadressen mit ; trennen). Die Mail wird zum Erinnerungsdatum und 1 Woche vor Erreichen des Bis-Datum gesendet. |
| Erinnerungsdatum | Eingabe eines Datums, wann die Erinnerungsmail gesendet werden soll |
| Der Vertrag ist ausgelaufen | Kennzeichnung, wenn der Vertrag ausgelaufen ist (automatisch, wenn der Vertrag die Bis-Zeit erreicht hat und keine "Automatische Verlängerung" aktiv ist) |
| Automatische Verlängerung | Aktivierung, wenn der Vertrag automatisch um die Anzahl Monate (Dauer der Verlängerung Monate) verlängert werden soll. Das Bis-Datum wird dann entsprechend verschoben. |
| Datum der Vertragsbeendigung | Eingabe eines Datums, wann der Vertrag beendet ist. |
| Vertrag gekündigt durch | Eingabe, durch wen der Vertrag beendet wurde. |
Es können die Verträge auch unter CRM > Alle Verträge angelegt werden, hier muss dann der Typ und der Eigentümer manuell ausgewählt werden.
US#: 175307
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