csJOB:Abrechnung/Rechnung erstellen

Auftrag auswählen

• Öffnen Sie über Auftrag > Auftragsbearbeitung die Auftragsliste
• Um hier den gewünschten Auftrag schnell zu finden, steht Ihnen unsere Suchfunktion zur Verfügung. Klicken Sie mit der Maus in die „Suchzeile“ (1. Zeile in der Tabelle) der Spalte Referenz 1. Geben Sie nun die gesuchte Referenznummer „1048“ auf der Tastatur ein.
• Öffnen Sie Ihren erfassten Beispielauftrag mit einem Doppelklick. Sie haben nun die Möglichkeit alle Daten im Reiter Auftrag-Inhalt, anhand der unterschriebenen und ausgefüllten Frachtdokumente zu überprüfen und gegebenenfalls zu ändern.

Rechnungsdetails prüfen und ergänzen

• Wechseln sie zur Erfassung der Rechnungsdetails in den Reiter Auftrag-Abrechnung.
• Bei diesem Transport sind noch entstandene Dieselkosten in Höhe von 3% nachzutragen. Um die zusätzliche Abrechnungsposition erfassen zu können, wechseln Sie über F8 in die untere Fensterhälfte.
• Erzeugen Sie zunächst mit der Funktionstaste F2 eine neue Zeile
• Sie befinden sich in der ersten Spalte mit der Bezeichnung Artikel. Wählen Sie die Diesel 3% als zweite Abrechnungsposition aus der Auswahlliste aus.

Wird ein Artikel in Prozent- also als Aufschlag – berechnet, so tragen Sie in dieser Spalte den entsprechenden Prozentsatz ein. Der Artikel bezieht sich nur auf die Positionen, die vorher stehen. In unserem Fall die Pauschalfracht.

• Wechseln Sie nach der Erfassung des Preises in die letzte Spalte Bemerkung. Dieses Feld steht Ihnen für einen kurzen Hinweis zu dieser Position zur Verfügung und wird auch auf Ihrer ausgedruckten Rechnung angezeigt.
• Speichern Sie Ihre Einträge mit F4 ab. In der Fußzeile werden die einzelnen Positionen addiert und der Netto-Gesamtpreis von „875,50 €“ angezeigt.

Abrechnungsfreigabe erteilen

• Klicken Sie jetzt auf die Schaltfläche Abrechnungsfreigabe erteilen oder die Funktionstaste F12 und bestätigen Sie mit Ja die Meldung im Dialogfeld.

Prüfung auf Vollständigkeit:Bei der Abrechnungsfreigabe wird geprüft, ob alle relevanten Daten eingetragen wurden. Falls nicht kommt eine Fehlermeldung mit Angabe der fehlenden Daten.

---

• Sobald ein Abrechnungsblock für die Abrechnung freigegeben wurde, wird der Reiter des Abrechnungsblocks grün markiert. Ab jetzt können keine Änderungen mehr durchgeführt werden (alle Felder sind grau hinterlegt).

• Alle Daten werden nun automatisch an das Menü Abrechnung > Abrechnungserstellung übergeben. In diesem Menü werden wir die gewünschte Ausgangsrechnung für diesen Auftrag erstellen.

Pro Auftrag mehrere Rechnungen erstellenNun kann es vorkommen, dass nachdem der Auftrag schon in Rechnung gestellt wurde, später noch weitere Kosten auf Ihr Unternehmen zukommen (z.B. 2 Stunden Wartezeit zu je 55 €). Um diese Kosten auch im Nachhinein Ihrem Kunden in Rechnung zu stellen, können Sie pro Auftrag mehrere Abrechnungsblöcke anlegen und somit weitere Ausgangsrechnungen zu dem gewünschten Auftrag erstellen.

Neuen Abrechnungsblock anlegen

• Erzeugen Sie mit der Funktionstaste F2 einen neuen Abrechnungsblock.
• Im Feld Abrechnungsblock-Name können Sie eine genauere Bezeichnung manuell erfassen. Dieser Name wird dann auf dem Reiter des jeweiligen Abrechnungsblocks dargestellt.
• Wechseln sie mit F8 in die untere Fensterhälfte und wählen in der Spalte Artikel die gewünschte Wartezeit aus.
• Um die Abrechnung frei zu geben klicken sie auf die Schaltfläche Abrechnungsfreigabe erteilen oder die Funktionstaste F12.

Abrechnung / Erstellung der Rechnung

• Wechseln Sie in den Menüpunkt Abrechnung > Abrechnungserstellung. Hier werden Ihnen alle Aufträge und Fahrten angezeigt, die bereits für die Abrechnung freigegeben, aber noch nicht erstellt wurden. Dies können sowohl Kundenaufträge als auch Lieferanten- und Subunternehmeraufträge sein. Mit dieser Liste behalten Sie den Überblick über alle abzurechnenden Aufträge und Fahrten.

Schritt 1: Auftrag auswählen

Um eine Rechnung an die Firma Lindner zu erstellen, markieren Sie den gewünschten Auftrag im Auswahlfeld mit einem Haken.

Schritt 2: Rechnungsvorschau

• Klicken Sie jetzt auf die Schaltfläche Rechnungsvorschau.

• Es öffnet sich automatisch ein Dialogfeld, in dem Sie das Rechnungsdatum Ihrer Abrechnung frei wählen können. Als Vorgabe wird automatisch das heutige Datum angezeigt. Entweder ändern sie das Datum über die Tastatur oder öffnen Sie mit einem Klick auf das Pfeil-Symbol die Kalenderansicht.
• Des Weiteren können Sie hier die Rechnungsart abweichend von dem in der Adresse hinterlegten Standard auswählen.
• Bestätigen Sie Ihre Auswahl mit OK.

• In der angezeigten Rechnungsvorschau können Sie diese vor Erstellung prüfen. Die hinterlegten Mehrwertsteuersätze werden automatisch berechnet und auf der Rechnung separat ausgewiesen.

Selbstverständlich können alle Formulare kundenindividuell geändert oder neue Formulare für Sie erstellt und integriert werden. Mailen Sie uns einfach zum Beispiel Ihr Firmenlogo mit Kopf- und Fußzeile zu und wir erledigen für Sie die optimale Einstellung der Formulare. Unser Support berät Sie ferne über weitere Möglichkeiten.

• Schließen Sie die Rechnungsvorschau und bestätigen Sie mit Ja die Meldung im Dialogfeld um die Ausgangsrechnung für Ihren Frachtzahler zu erstellen.

Schritt 3: Ausdruck der Rechnung

• Die Rechnung wird automatisch erstellt und mit einer fortlaufenden Rechnungsnummer versehen. Selbstverständlich können im Reklamationsfall Rechnungen storniert oder Gutschriften erstellt werden.
• In der geöffneten Vorschau wird Ihnen unser Standardformular für Ausgangsrechnungen angezeigt. Klicken Sie nun in der Werkzeugleiste auf die Schaltfläche Drucken.
• Danach wählen Sie im geöffneten Dialogfeld den gewünschten Drucker aus und klicken auf Drucken
• Die erzeugte Rechnung wird jetzt automatisch in das Menü Abrechnung > Abrechnungsliste / Offene Posten übergeben. In der Abrechnungsliste haben Sie einen schnellen Überblick über alle bereits erstellte Abrechnungen. Hier können auch Zahlungseingänge erfasst und offene Posten verwaltet und kontrolliert werden.